Jak pozostać w kontakcie i społecznie zdystansowany po powrocie do biura

: By Daniel Beunza, Miasto i Derin Kent

Dzięki za odwiedziny InnerSelf.com, gdzie są 20,000 + zmieniające życie artykuły promujące „Nowe postawy i nowe możliwości”. Wszystkie artykuły są tłumaczone na 30+ języków. Zapisz się! do wydawanego co tydzień magazynu InnerSelf i Daily Inspiration Marie T Russell. Magazyn InnerSelf ukazuje się od 1985 r.

złamać

Dwa metry od siebie. Shutterstock.com

Firmy na całym świecie debatują, jak i kiedy wrócić do biura. W dobie koronawirusa zdrowie i bezpieczeństwo nabrało zupełnie nowego znaczenia. Aby bezpiecznie sprowadzić ludzi z powrotem, opcje przeprojektowania biura są oszałamiające. Jak powinny być ustawione biurka, aby umożliwić zdystansowanie społeczne i korzyści płynące z przebywania w tym samym pomieszczeniu? I czy ludzie muszą wracać przez pięć dni w tygodniu?

Wiele firm chce, aby niektórzy pracownicy pracowali czasami z domu. Ale jeśli nie włoży się w to ostrożnego myślenia, firmy ryzykują utknięciem w środku, nie osiągając ani korzyści z tradycyjnego biura, ani bezpieczeństwa zapewnianego przez dom.

Rozważmy na przykład Biuro 6 stóp. Ta koncepcja, opracowana przez międzynarodową korporację z branży nieruchomości komercyjnych, Cushman and Wakefield, ma na celu zapewnienie, że pracownicy będą przez cały czas pozostawać w odległości sześciu stóp od siebie. Osiąga się to poprzez rozmieszczenie biurek, tworzenie jednokierunkowego przepływu ludzi i umieszczanie wizualnych znaków na wykładzinie wokół każdego biurka, aby zachęcić ludzi do zachowania dystansu.

Ten pomysł niesie ze sobą ryzyko wylania dziecka z kąpielą. Jako badaczka architektury Kerstin Sailer zauważył, jego połączenie zdystansowanych mebli, szturchnięć i ostrzeżeń może również stygmatyzować interakcje społeczne, popychając całą komunikację online, nawet w biurze. Jeśli tak jest, dlaczego nie po prostu pracować w domu?

Firmy muszą uwzględnić istotną lekcję z blokady COVID-19: Zoom działa zaskakująco dobrze. Ale jest też wiele korzyści z nieformalnej interakcji – coś, co nie jest możliwe w przypadku wcześniej zaplanowanej rozmowy wideo. W związku z tym proponujemy hybrydowy system najlepszych z obu światów. Jeśli mniej osób przychodzi, aby utrzymać dystans społeczny, najlepiej jest mieć reprezentowane wszystkie zespoły. A układ biura musi ułatwiać kontakty między ludźmi, a nie oddzielać ich od siebie.

Komunikacja planowana vs nieplanowana

Istnieje ważne rozróżnienie między planowaną i nieplanowaną komunikacją w pracy. Nieplanowana komunikacja zwykle odbywa się poprzez przypadkowe spotkania i, co ważne, obejmuje rozmowy między zespołami. Tutaj potrzebna jest bliskość.

Dzieje się tak, ponieważ różne zespoły zazwyczaj nie są częścią tej samej linii podwładnych, a zatem komunikacja zależy od nieplanowanych spotkań, takich jak podsłuchiwanie rozmów lub przypadkowe spotkania na korytarzu. Może to przynieść realne korzyści biznesowe. Jak jeden z nas udokumentował w naszym ostatnia książka, nieplanowana interakcja społeczna za pośrednictwem pobliskich biurek na parkiecie Wall Street poprawiła wykorzystanie modeli finansowych.

W przypadku planowanej komunikacji technologia telekonferencji sprawiła, że bliskość jest mniej istotna. Powodem jest to, że komunikacja w zespole zwykle odbywa się w sposób planowy i rutynowy, więc wszystko, czego potrzebuje, to platforma cyfrowa.

Rozmowy wideo dobrze sprawdzają się w planowanej komunikacji. Shutterstock.com

Ta wiadomość wyszła wyraźnie z zorganizowanego przez nas panelu w Centrum Ryzyka Systemowego LSE. Charles Bristow, globalny szef ds. handlu stopami w banku inwestycyjnym JP Morgan i jeden z panelistów, wyjaśnił, że „zespół osób handlujących razem na jednym produkcie otrzymuje zapytania przychodzące tymi samymi kanałami” i „używa tych samych narzędzi”. Z tego powodu komunikacja zdalna jest niezwykle łatwa i może być nawet bardziej wydajna.

Dlatego bliskość fizyczna jest potrzebna przede wszystkim do nieplanowanej komunikacji. Oznacza to, że praca zdalna może być kontynuowana niewielkim kosztem zaplanowanej komunikacji. Potencjalnie oznacza to, że jeśli firmy chcą sprowadzać do biura ograniczoną liczbę osób, powinny skupić się na posiadaniu przynajmniej jednego członka z każdego zespołu. Umożliwi to komunikację między zespołami, która opiera się na fizycznej bliskości.

Utrzymywanie zaangażowania wszystkich

Kolejnym ważnym elementem projektowania biura, który należy wziąć pod uwagę, jest stopień, w jakim ułatwia on zaangażowanie pracowników – czy ludzie opuszczają swoje biurka, aby nawiązać kontakt twarzą w twarz. Jest to ważne dla budowania lepszych relacji między kolegami i kulturą firmy.

Aby to ułatwić, koncentracja na dystansie społecznym musi rozróżniać odległość od dostępności. Podczas gdy odległość zmniejsza stopień, w jakim ludzie mogą się ze sobą komunikować i współpracować, badania w dziedzinie architektury pokazują, że łatwość dostępu i ułatwienie poruszania się może częściowo zrekompensować odległość.

Jako Żeglarz ustanowił, w domu, w którym każdy pokój jest dostępny z każdym innym pokojem przez drzwi, połączenie jest znacznie łatwiejsze niż w takim, w którym do jednego pokoju można dostać się tylko z sąsiedniego. Innymi słowy, ten sam stopień dystansu między ludźmi może prowadzić do bardzo różnych poziomów zaangażowania.

Aby osiągnąć tę łączność (przy zachowaniu dystansu społecznego), firmy mogą wykorzystać rozłożony powrót pracowników, aby usunąć niektóre biurka i stworzyć korytarz na obrzeżach biur na planie otwartym, dając pracownikom możliwość łatwego dostępu do siebie. Spotkania i rozmowy mogą być dodatkowo ułatwione przez zakamarki poza takim korytarzem, dzięki czemu pracownicy mogą szybko spotkać się sam na sam bez blokowania ruchu.

Powrót do biura po miesiącach pracy zdalnej daje firmom szansę na zwiększenie efektywności ich konfiguracji. Mogą uwzględniać zalety pracy zdalnej, zapewniając jednocześnie ludziom możliwość interakcji i wymiany pomysłów w bezpieczniejszy sposób, niż gdyby ślepo powielali swoje ustalenia dotyczące pracy sprzed COVID.

O autorach

Daniel Beunza, profesor nadzwyczajny zarządzania, City, University of London oraz Derin Kent, staż podoktorski w zakresie zarządzania, Uniwersytet Aalto

Artykuł został opublikowany ponownie Konwersacje na licencji Creative Commons. Przeczytać oryginalny artykuł.

złamać