Robię wiele zadań, ale wciąż nie mogę wszystkiego dokończyć!

Robię wiele zadań, ale wciąż nie mogę wszystkiego dokończyć!

Kilka lat temu, krótko po awarii dysku twardego mojego komputera, byłem trochę opóźniony w drukowaniu czeków przez mój system księgowy dla cyklu płatności. Aby zaoszczędzić czas, postanowiłem odpowiadać na e-maile, czekając, aż każdy czek przejdzie przez drukarkę.

Oszczędziłem czas, ponieważ podczas wczytywania kolejnej wiadomości e-mail (mam wolne połączenie internetowe), skupiłem się na kolejnym etapie procesu płacenia rachunków. Kiedy e-mail się ładuje, zostawiam zapłacenie rachunku i zwracam uwagę na e-mail. Tam i z powrotem. Tam i z powrotem. W tych momentach myślałem, że oszczędzam dużo czasu. W końcu robiłem coś produktywnego podczas ładowania strony. Patrząc wstecz, prawdopodobnie zaoszczędziłem w sumie około pięciu minut.

Przewiń do e-maila, który otrzymałem tydzień później od BK&A, gdy sprawdzałem telefon między wizytami u klienta:

Cześć Heleno,

Kiedy wróciłem ze spotkania, przekazałem twój czek naszemu zespołowi finansowemu, a oni zwrócili mi uwagę, że czek nie został podpisany.

Chcesz, żebym ci to wysłał do podpisu? Chcesz, żebym przyszedł do twojego biura? Daj mi znać, co Ci odpowiada, a my to wszystko rozwiążemy.

Dziękuję Ci!
Ryan

W tym momencie będąc zaledwie 10 minut od ich biura (i nie chcąc, żeby już dłużej czekali na fundusze), pojechałem tam. Dziesięć minut, żeby się tam dostać. Kilka minut na pogawędkę z Ryanem. Dziesięć minut temu.

Całkowity czas spędzony: około 25 minut.
Wcześniej zaoszczędzony czas: 5 minut.
Całkowity stracony czas: 20 minut.

To tyle, jeśli chodzi o oszczędność czasu dzięki wielozadaniowości.

Czy wielozadaniowość ratuje dzień?

Chciałbym móc powiedzieć, że wielozadaniowość uratuje sytuację, ale w rzeczywistości przyniesie coś przeciwnego. Jest kilka przypadków, w których może to pomóc (zaraz podam przykłady), ale w większości przypadków wielozadaniowość nas boli. Po prostu przeczytaj badania na ten temat.

Zespół naukowców z University of Glasgow, University of Leeds i University of Hertfordshire odkrył, że nasza skuteczność spada o 69 procent w przypadku kobiet i 77 procent w przypadku mężczyzn, gdy wykonujemy wiele zadań jednocześnie lub zmieniamy zadania! To kolejny dowód na to, że wielozadaniowość, do której kazano nam dążyć w latach 1990., zdecydowanie nie jest jednym z narzędzi do zarządzania czasem, w które powinniśmy się angażować.

Wielozadaniowość dzieli mózg na dwie części. Jeśli jest tylko jedno zadanie, używany jest cały mózg. Jeśli są dwa zadania, mózg dzieli się na dwie części, a każda połowa pracuje nad jednym zadaniem. Jeśli jest więcej niż dwa jednoczesne zadania, mózg nie może pracować. W rzeczywistości dajemy sobie objawy podobne do ADD, gdy wykonujemy wiele zadań!


 Otrzymuj najnowsze wiadomości e-mail

Tygodnik Codzienna inspiracja

Badanie przeprowadzone na Uniwersytecie Kalifornijskim w Irvine wykazało, że gdy zadania ulegają fragmentacji i następuje przełączanie zadań, powrót do pierwotnego zadania zajmuje pracownikom do 25 minut, o ile w ogóle powrócą. Uczestnicy badania stwierdzili, że ten sposób pracy śmierdzi.

Jeszcze bardziej przerażający jest fakt, że wiele osób biorących udział w badaniach, o których mówię, było samozwańczymi „ekspertami wielozadaniowymi”. Czuli, że są w stanie wykonać wiele zadań, mogą wykonać dobrą robotę i często cieszyli się przypływem adrenaliny wynikającym z robienia tak wielu rzeczy na raz. Nie zdawali sobie sprawy z tego, jak kiepsko sobie radzili, dopóki nie pokazano im wyników jednozadaniowości w porównaniu z wynikami wielozadaniowości.

Konkluzja: Uważamy, że jesteśmy dobrzy w żonglowaniu, ale tak nie jest.

Kiedy naprawdę działa wielozadaniowość?

Wierzę, że ludzie są zdolni do wielozadaniowości z Niska-funkcjonalne umiejętności mózgu. „Niska funkcja” oznacza, że ​​myślenie nie jest wymagane, ponieważ stosuje się pewien rodzaj rutynowego działania (automatyczne, niemyślące ruchy).

Przykłady:

Malowanie paznokci podczas słuchania play-by-play Dallas Cowboys

Niszczenie dokumentów podczas reklam podczas oglądania telewizji

Plotkowanie przez telefon podczas mieszania chili na kuchence

Łatwo jest też uruchomić zadanie w tle, gdy skoncentrujesz się na zadaniu na pierwszym planie. Technicznie rzecz biorąc, nie jest to wielozadaniowość, ponieważ twój mózg nie pracuje nad dwiema rzeczami naraz. Nazywam to zadaniem duchów.

Przykłady:

Sprzątanie domu, gdy w pralce lub suszarce jest ładunek prania

Opróżnianie naczyń ze zmywarki, gdy płatki owsiane nagrzewają się w kuchence mikrofalowej

Wypełnianie dokumentów, gdy komputer trwa wiecznie (w porządku, pięć minut), aby się uruchomić

Ale jak pokazują badania, nie jesteśmy w stanie dobrze wykonywać wielozadaniowości, jeśli chodzi o wysoki-funkcjonalne operacje mózgu. Nie możemy skutecznie wykonać dwóch zadań jednocześnie lub podczas przełączania się tam iz powrotem. Możemy wykonywać oba zadania na przeciętnych poziomach, ale nie na wyjątkowo dobrych, ponieważ nie wykorzystujemy całego mózgu i nie skupiamy się tylko na jednym zadaniu na raz. A to kosztuje nas czas i na dłuższą metę powoduje stres.

Czy możesz z powodzeniem wykonywać wiele zadań o wysokiej funkcji mózgu?

Nie powinieneś robić naraz dwóch rzeczy, które wymagają myślenia lub koncentracji, ani przełączać się w tę i z powrotem w trakcie pracy nad dwoma zadaniami, które wymagają od mózgu myślenia – bez względu na to, jak nieważne mogą być myśli.

Przykłady:

Prowadzenie pojazdów i wysyłanie SMS-ów/e-maili

Uczestnictwo w ważnej rozmowie biznesowej podczas sprawdzania poczty e-mail

Sprawdzanie poczty e-mail pomiędzy wypełnianiem różnych elementów płatności rachunków lub tworzeniem propozycji lub raportów proposals

Nawet jeśli prowadzisz samochód przez 50 lat, prowadzenie pojazdu nie jest rutynową funkcją. Wymaga podjęcia decyzji w ułamku sekundy, zwłaszcza jeśli obok ciebie jedzie idiota. Wysyłanie SMS-ów – tak, nawet LOL IMHO – wymaga, aby twój mózg przeczytał, co ktoś z tobą komunikował, wymyślił odpowiedź i przekazał twoim palcom, co odpisać. Nie da się zrobić obydwóch dobrze w tym samym czasie. Po prostu zapytaj kogoś, kto brał udział w wypadku samochodowym z kierowcą, który używał swojego smartfona.

Sprawdzanie poczty — bez względu na to, jak trywialna może być wiadomość — jest zadaniem wymagającym dużej pracy mózgu, ponieważ musisz czytać, przetwarzać informacje i odpowiadać. Ważna rozmowa biznesowa wymaga przemyślenia i odpowiedzi. Proces płacenia rachunków jest zadaniem wymagającym dużego zaangażowania mózgu, ponieważ musisz zapłacić właściwemu podmiotowi odpowiednią kwotę, podpisać się i upewnić się, że płatność zostanie dostarczona we właściwe miejsce.

W mojej wcześniejszej historii próbowałem przełączać się między zadaniami o wysokim poziomie funkcji mózgu, dlatego popełniłem błąd… który później kosztował mnie czas.

Jak zyskać 45 minut na każdą godzinę, w której nie wykonujesz wielu zadań!

Pomyśl o tym: jeśli miałbyś wykonywać wiele zadań i/lub przełączać zadania przez godzinę, według badań twoja wydajność spadłaby o 69 do 77 procent, co oznacza, że ​​zmarnowałbyś około 45 minut swojego czasu. Właśnie tam znika czas! Pozwalamy sobie na to!

Jeśli chcesz obniżyć wydajność pracy o więcej niż dwie trzecie i stracić na tym czas, najlepszym sposobem na to jest umożliwienie sobie wielozadaniowości i przełączania zadań. Ale ty tego nie chcesz, prawda? Jesteś tutaj, aby zaoszczędzić czas i obniżyć poziom stresu. Twoje zadanie-duch może być kontynuowane, ale wielozadaniowość i przełączanie zadań muszą się skończyć. Ale już. I masz nad tym całkowitą kontrolę, ponieważ to twoja decyzja.

Oto strategie stojące za taktyką.

Buduj swoją świadomość.

Kiedy znajdziesz się w trybie wielozadaniowym lub przełączania zadań, powiedz sobie, aby przestać. Powiedz to głośno, jeśli musisz. "Zatrzymać!" Wybierz jedno zadanie, na którym będziesz się koncentrować przez następne 15 minut.

Miej plan na swój dzień.

Dokładna wiedza o tym, co musisz osiągnąć tego dnia, pomoże Ci zachować koncentrację i zapobiec wielozadaniowości.

Określ swój zakres uwagi.

Niezależnie od tego, czy masz ADD, ADHD, czy wiewiórkę! (zabawny tag — prawdopodobnie pochodzący z filmu z 2009 roku) Up — używany przez wielu do określenia dolegliwości tych, którzy łatwo się rozpraszają), wszyscy mamy obecnie krótszą koncentrację uwagi — zwłaszcza jeśli pracujemy nad czymś, co nie jest zabawne.

Zacznij mierzyć czas, w którym jesteś w stanie pracować nad pojedynczym zadaniem. Szacunkowa liczba pomoże Ci ustalić przepływ pracy. (Moja koncentracja na nudnych zadaniach to tylko dziewięć minut.)

Odkryj swój najlepszy czas dla mózgu.

Nasze mózgi mają tendencję do funkcjonowania na wysokich poziomach w niektórych porach dnia i niższych w innych porach. To właśnie w tych niskich czasach nasze mózgi mają tendencję do przechodzenia w tryb wielozadaniowy, ponieważ są zbyt zmęczone, aby pozostać skoncentrowanym. Unikaj pracy nad najbardziej krytycznymi zadaniami w porach dnia o niskim poziomie mózgu.

Znajdź produktywne miejsce pracy.

Czasami przypadkowo zmieniamy zadania, ponieważ rozpraszamy się. (Wiewiórka!) Kiedy masz ważny projekt do pracy, znajdź przestrzeń bez elementów wizualnych (uderzające dzieła sztuki, stosy bałaganu, ekran komputera) lub słuchowych (rozmowa, muzyka, wskaźnik wiadomości w telefonie lub komputerze).

Oczyść biurko ze wszystkich materiałów oprócz tego, czego potrzebujesz.

Możesz mieć wiele projektów, ale możesz efektywnie pracować tylko nad jednym na raz. Odłóż materiały do ​​wszystkich innych projektów i miej na biurku widoczne tylko te, które dotyczą jednego projektu, na którym będziesz się koncentrować w tym okresie pracy.

Użyj timera, aby skupić się na laserze.

Możesz wybrać losową liczbę, na przykład 8 lub 15 minut. Jeszcze lepiej, jeśli znasz swój zakres uwagi, ustaw zegar na tę liczbę. Timer to wizualne przypomnienie, że powinieneś nad czymś pracować. Jest to również twój bezpieczny w razie awarii. Jeśli odejdziesz, zegar zatrzyma cię z powrotem, gdy się włączy.

Umieść swój cel w swoim miejscu pracy.

Oprócz licznika czasu lub zamiast niego rozważ opublikowanie celu zadania, aby za każdym razem, gdy spojrzysz w górę, aby mózg mógł błądzić, opublikowany cel przypominał ci, nad czym powinieneś pracować.

Rób przerwy.

Mózg każdego męczy się w różnym tempie. Kiedy poczujesz, że twój mózg zaczyna spadać (mniej energii, trudniej się skoncentrować), twój mózg stanie się bardziej podatny na podejmowanie niezbyt dobrych decyzji dotyczących twojego czasu. Więc daj swojemu mózgowi przerwę raz na godzinę lub dwie. Idź na krótki spacer, weź głęboki oddech, idź się zabawić. Ale ustaw zegar na czas powrotu!

Świętuj skupiony czas.

Zastanów się, jak potężny był twój mózg, kiedy się koncentrowałeś. Świętuj, uśmiechając się, wyrzucając ręce w powietrze, jakby cię to nie obchodziło, a nawet wykonując mały szczęśliwy taniec. To stworzy endorfiny. Organizm łaknie endorfin. Kiedy mózg kojarzy twoje skupienie ze świętowaniem i endorfinami, będzie pragnął większego skupienia. Uzależnij się od skupienia!

NASTĘPNY KROK

Jedno zadanie na raz, nawet jeśli skupiasz się tylko na 15 minutach. Piętnaście minut skupienia lasera jest znacznie lepsze niż godzina wielozadaniowości i przełączania zadań, podczas której stracilibyśmy około 45 minut.

Hej! Możesz skupić się na laserze przez 15 minut, a następnie odbić się lub poćwiczyć lub zdrzemnąć się na pozostałe 45! To tyle samo czasu, ale możesz zrobić o wiele więcej, gdy podejmiesz decyzję o wykonaniu jednego zadania.

©2016 autorstwa Helene Segury. Używane za zgodą
Biblioteka Nowego Świata, Novato, Kalifornia. www.newworldlibrary.com

Źródło artykułu

Zabójca nieskuteczności: taktyka zarządzania czasem dla mądrzejszej pracy, nie dłużej autorstwa Helene Segura.Zabójca nieefektywności: taktyka zarządzania czasem, aby pracować mądrzej, a nie dłużej
przez Helene Segurę.

Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji i/lub zamówić tę książkę.

O autorze

Helene Segura, absolwentka studiów magisterskich, CPOHelene Segura, MAEd, CPO, rozmawiała z tysiącami przebojów, ucząc ich radzenia sobie ze stresem poprzez odzyskanie kontroli nad chaotyczną pracą i życiem osobistym. Trenowała setki klientów, aby poprawić ich osobistą produktywność i wydajność, stosując neuronaukę i techniki modyfikacji behawioralnej, aby wymazać destrukcyjne, marnujące czas nawyki. Helene została wyróżniona jako ekspert ds. organizacji w ponad 100 wystąpieniach medialnych. Odwiedź jej stronę internetową www.HeleneSegura.pl

Więcej artykułów tego autora

Może Ci się spodobać

śledź InnerSelf na

facebook iconikona twittericon youtubeikona instagramikona kuflaikona rss

 Otrzymuj najnowsze wiadomości e-mail

Tygodnik Codzienna inspiracja

DOSTĘPNE JĘZYKI

enafarzh-CNzh-TWdanltlfifrdeeliwhihuiditjakomsnofaplptroruesswsvthtrukurvi

WEWNĘTRZNE GŁOSY

grupa wielorasowych osób stojących za zdjęciem grupowym
Siedem sposobów na okazanie szacunku swojemu zróżnicowanemu zespołowi (film)
by Kelly McDonald
Szacunek ma głębokie znaczenie, ale nic nie kosztuje. Oto sposoby, w jakie możesz zademonstrować (i…
słoń idący przed zachodzącym słońcem
Przegląd astrologiczny i horoskop: 16 - 22 maja 2022 r.
by Pam Younghans
To cotygodniowe czasopismo astrologiczne oparte jest na wpływach planetarnych i oferuje perspektywy i…
zdjęcie Leo Buscaglii z okładki jego książki: Living, Loving and Learning
Jak zmienić czyjeś życie w kilka sekund
by Joyce Vissell
Moje życie zmieniło się drastycznie, gdy ktoś poświęcił tę sekundę na wyeksponowanie mojej urody.
złożone zdjęcie całkowitego zaćmienia Księżyca
Przegląd astrologiczny i horoskop: 9 - 15 maja 2022 r.
by Pam Younghans
To cotygodniowe czasopismo astrologiczne oparte jest na wpływach planetarnych i oferuje perspektywy i…
05 08 rozwijanie współczucia 2593344 zakończone
Rozwijanie współczucia w myśleniu o sobie i innych
by Marie T. Russell, InnerSelf.com
Kiedy ludzie mówią o współczuciu, najczęściej odnoszą się do współczucia dla innych… dla…
mężczyzna piszący list
Pisanie prawdy i pozwalanie emocjom płynąć
by Barbara Berger
Zapisywanie rzeczy to dobry sposób na ćwiczenie mówienia prawdy.
młoda para, w ochronnych maskach, stojąca na moście
Pomost do uzdrowienia: Drogi Wirusie Korona...
by Laura Aversano
Pandemia koronawirusa reprezentowała prąd w naszych psychicznych i fizycznych sferach rzeczywistości, które…
sylwetka osoby siedzącej przed słowami takimi jak współczujący, uważny, akceptujący itp.
Codzienna inspiracja: 6 maja 2022
by Marie T, Russell, InnerSelf.com
Jaki nauczyciel mieszka w twojej głowie?
Wszystko, co robimy, to wybór: świadomość naszych wyborów
Wszystko, co robimy, to wybór: świadomość naszych wyborów
by Marie T. Russell, InnerSelf.com
Któregoś dnia zapewniałem sobie „dobre rozmowy”… mówiąc sobie, że naprawdę muszę ćwiczyć…
Otwarcie serca szerzej niż lęki
Otwarcie serca szerzej niż lęki
by Wrzos Jesion Amara
Przez lata rozumiałem koncepcje kochania więcej i bezwarunkowej akceptacji. Znałem kobietę, którą…
kwiat dalii w pełnym rozkwicie
Kochanie siebie z powrotem do życia z księżycem w nowiu w Rybach
by Sarah Varcas
Ten nowiu w Rybach jest delikatny jak piórko i miękki jak letnia bryza. Jak kwiat, ona…

NAJCZESCIEJ CZYTANE

05 08 rozwijanie współczucia 2593344 zakończone
Rozwijanie współczującego myślenia w stosunku do siebie i innych (film)
by Marie T. Russell, InnerSelf.com
Kiedy ludzie mówią o współczuciu, najczęściej odnoszą się do współczucia dla innych… dla…
zakupy, gdy bóg cię kocha 4 8
Jak uczucie bycia kochanym przez Boga ogranicza wydatki na samodoskonalenie
by Duke University
Chrześcijanie, którzy są duchowi lub religijni, rzadziej kupują produkty do samodoskonalenia…
oczy przewidują zdrowie 4 9
Co Twoje oczy zdradzają o Twoim zdrowiu
by Barbara Pierscionek, Anglia Ruskin University
Naukowcy z Uniwersytetu Kalifornijskiego w San Diego opracowali aplikację na smartfony, która może…
05 08 rozwijanie współczucia 2593344 zakończone
Rozwijanie współczucia w myśleniu o sobie i innych
by Marie T. Russell, InnerSelf.com
Kiedy ludzie mówią o współczuciu, najczęściej odnoszą się do współczucia dla innych… dla…
odbudowa środowiska 4 14
Jak rodzime ptaki wracają do odtworzonych lasów miejskich Nowej Zelandii
by Elizabeth Elliot Noe, Uniwersytet Lincolna i inni
Urbanizacja i związane z nią niszczenie siedlisk jest głównym zagrożeniem dla rodzimych ptaków…
Historia cierpienia i śmierci za zakazem aborcji w Irlandii i późniejszą legalizacją
Historia cierpienia i śmierci za zakazem aborcji w Irlandii i późniejszą legalizacją
by Gretchen E. Ely, Uniwersytet Tennessee
Jeśli Sąd Najwyższy USA unieważni sprawę Roe przeciwko Wade, decyzję z 1973 r., która zalegalizowała aborcję w…
zdjęcie Leo Buscaglii z okładki jego książki: Living, Loving and Learning
Jak zmienić czyjeś życie w kilka sekund
by Joyce Vissell
Moje życie zmieniło się drastycznie, gdy ktoś poświęcił tę sekundę na wyeksponowanie mojej urody.
ile snu potrzebujesz 4 7
Ile snu naprawdę potrzebujesz
by Barbara Jacquelyn Sahakian, Uniwersytet Cambridge i inni
Większość z nas ma problemy z myśleniem po kiepskiej nocy – czujemy się zamgloni i nie potrafimy…

Nowe postawy - nowe możliwości

InnerSelf.comClimateImpactNews.com | InnerPower.net
MightyNatural.com | WholisticPolitics.pl | Rynek wewnętrzny
Copyright © 1985 - Publikacje wewnętrzne 2021. Wszelkie prawa zastrzeżone.